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Thomaz Caspary
2008-03-28 |
Em fins de maio, teremos o grande acontecimento do
ano na indústria gráfica internacional. A DRUPA 2008 é considerada a
maior feira do ramo gráfico e acontece em Düsseldorf na Alemanha a
cada 4 anos. Lá são exibidos os novos lançamentos de equipamentos e
sistemas, desde a logística da pré-impressão, passando por
equipamentos de todas as especialidades da mídia impressa, novos
materiais, sistemas de gestão, chegando às modernas logísticas de
relacionamento com os clientes. Teremos, portanto, além das novas
tecnologias desta vez direcionadas para grandes formatos em diversas
especialidades, novidades na área de embalagem em papel-cartão.
Especial ênfase será dada na área digital e de novas tecnologias de
mídia correlacionadas ao ramo gráfico.
Quase todos os empresários gráficos brasileiros de
empresas de grande porte lá estarão, além de dezenas de caravanas de
todo Brasil com empresários de médias e pequenas empresas. Também
alguns clientes de grande porte, estarão visitando a feira, fechando
negócios pré-agendados, além dos nossos brilhantes fornecedores de
máquinas, equipamentos e sistemas de gestão que estarão expondo o
que temos de melhor para oferecer para o mundo.
O dono da nossa empresa também vai. E como fica a
gráfica enquanto ele estiver fora? O industrial gráfico, ou melhor,
“O Chefe”, é bastante cuidadoso quando se trata de reduzir custos,
principalmente nas compras. É ele que decide na maioria das vezes o
que, onde e quanto comprar. Esta é a realidade do nosso dono de
gráfica. Será que este empresário, muitas vezes pouco preocupado com
a produtividade, está comprando corretamente?
Será que nosso empresário gráfico tem as
habilidades de um comprador profissional e o conhecimento necessário
para uma boa compra? Infelizmente muitos empresários gráficos
“fogem” do computador. Esta é na verdade uma ferramenta essencial
para seu trabalho como administrador, tanto de materiais como da
gestão global da empresa. Será que o “chefe” que foi pra DRUPA tem
plano estratégico de compra? Ou ele compra com o coração ou premido
pelas necessidades do momento? Será que quando compra, tem em mente
o seu fluxo de caixa? E as Habilidades para negociar, avaliar
propostas de forma correta, relacionar a sua compra com as
necessidades de qualidade e preço? E sua habilidade com relação à
negociação propriamente dita, com pessoas (vendedores) de vários
níveis de escolaridade?
O empresário gráfico tem que estar ciente de que a
compra seja ela de matéria prima, material auxiliar ou mesmo
equipamentos, tem correlação com a produtividade e a qualidade de
seus impressos. Muitos (ainda bem que nem todos), só olham para a
economia na hora da compra, ou seja, $$$. Não se preocupa naquele
momento, se o material que está comprando, vai causar problemas
técnicos na produção, reduzir a qualidade de seus impressos ou mesmo
reduzir a produtividade de seus equipamentos (coisa que em muitas
empresas não é nem controlado).
Quais seriam, a nosso ver as principais tarefas de
uma pessoa que compra? Vocês verão a seguir, que se o empresário
tiver que se ater a estas tarefas, não terá tempo de comandar a sua
empresa como um todo. Por isso, a Printconsult, está preparando para
o segundo semestre um curso de “Compras e Suprimentos para a
Indústria Gráfica”, onde debaterá com os empresários, como
reduzir custos da empresa, comprando corretamente e administrando a
qualidade e quantidade de seu material.
Existem dezenas de atividades ligadas a compras,
que exigem a atenção de uma pessoa que compra e onde tem que atuar.
Entre as muitas tarefas, podemos citar toda a parte burocrática que
se refere a requisição de compras e sua real necessidade,
necessitando para isso dialogar com o departamento ou chefia
requisitante (o que também toma tempo), estudar o mercado para ver
se é vantagem comprar do fabricante, do revendedor ou mesmo importar
certos materiais, além de conhecer o “e-procurement”,
que nada mais é do que a compra via mercado eletrônico.
E as coisas não param por aí. Formalizar
eventualmente contratos com fornecedores, caso, após uma reunião com
os consumidores do material, com o departamento de finanças, etc...,
chegar à conclusão que um contrato de fornecimento é vantajoso.
Conhecer as várias formas de contrato, ou seja, por quotas, por
consignação, por lotes de entrega, etc. Negociar serviços de
terceiros, renegociando eventualmente, com o fornecedor ou um de
seus concorrentes, na hora de enviar o material. O homem que compra
(no nosso caso aqui: “o chefe”), tem a obrigação de atuar
conjuntamente com sua equipe, em projetos de redução de custos,
fazendo em seguida a análise de valor.
E continuando: Encontrar, ajudando a implantar
novas tecnologias e melhoras de processo a fim de reduzir ainda mais
os custos operacionais para se tornar ainda mais competitivo.
Acompanhar junto à sua equipe o monitoramento dos principais
fornecedores. Criar esquemas de rastreabilidade de materiais, bem
como da performance destes materiais na produção. Participar
ativamente no desenvolvimento de novos produtos. Rever
periodicamente os custos de materiais, atualizando suas planilhas de
pré-cálculo. Junto aos fornecedores e a equipe interna, liderar e
monitorar os sistemas de qualidade total (TQM, AQ, etc.). E não
falamos ainda sobre estoques (inclusive de produtos inflamáveis),
racionalização de lubrificantes, uso correto de produtos químicos
visando as novas leis ambientais e todo seu monitoramento, além do
transporte interno de materiais, em folhas, bobinas, tambores,
etc... e seus equipamentos.
Será que o senhor empresário gráfico teria tempo
para estas tarefas? Existe ainda mais uma dezena que deixamos de
citar e comentar. Digo isso, pois, o gráfico tem que se preocupar
ainda com custos, produção, vendas, mercado, atendimento de
clientes, fluxo de caixa, entre outras atividades financeiras,
negociação com bancos, e muitas outras coisas. A solução seria
treinar uma pessoa de confiança da empresa para ser comprador (a),
através de cursos, ou mesmo através de uma consultoria de compras e
seu acompanhamento, ou seja, “coaching”.
“O Chefe vai pra DRUPA!” E como fica tudo
isso? De qualquer forma, desejamos ao chefe uma boa viajem, uma boa
feira, não esquecendo que após a feira tem a visita à cidade velha “Altstadt”,
onde servem um delicioso chope escuro acompanhado das delícias da
culinária alemã.
Thomaz Caspary é consultor
de empresas e diretor da Printconsult Ltda. (11) 3167-6939.
www.printconsult.com.br
