De olho no desperdício!
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Thomaz Caspary*
2009-04-13
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Caros amigos gráficos. Estou começando a ficar com
muita pena do nosso Presidente (do Brasil).
Tenho assistido pronunciamentos dele, onde tenta passar uma mensagem
otimista, enquanto que os seus principais assessores, fazem um
malabarismo tremendo com palavras e discursos para não passar
pessimismo à população. Acredito que eles saibam muito bem o que
está se passando, porém não encontram palavras para contar para nós,
sem nos assustar. O Presidente quer que a gente compre mais para
alavancar as vendas e com isso reaquecer a produção, porém não sabe
como fazer, para que o povo tenha confiança na estabilidade de
emprego.
Chegou, portanto a nossa vez de fazer alguma coisa
pela nossa empresa, pois se esperarmos demais, nossa gráfica não
chega até o final deste ano. Precisamos cuidar em primeiro lugar da
área financeira da nossa gráfica. Estamos devendo dinheiro? É hora
de refinanciar ou alongar as nossas dívidas, renegociando contratos
firmados. Além disso, devemos trabalhar com um mínimo de estoque
próprio e procurar onde reduzir custos, tanto em compras, como na
produção, naturalmente sem prejudicar nossa qualidade e a
produtividade. Seria interessante procurar ativos não operacionais
da empresa, vendendo-os para quem os necessite e, portanto pague um
preço justo.
Não podemos nos esquecer de elaborar o nosso
fluxo de caixa, cuidando dele diariamente e usando-o como um
instrumento norteador das compras com relação a prazos de pagamento.
Se você ainda não fez o “Budget” de sua gráfica (Estimativa de
Vendas, menos Custo de Produtos Vendidos, não esquecendo dos custos
fixos e impostos), já passou da hora de faze-lo. Caso não saiba como
se faz isso, pergunte ao seu contador que certamente lhe dará uma
mãozinha ou procure um consultor para ajuda-lo a montar a estratégia
de negócios de sua gráfica. Você precisará estar preparado, para
pelo menos mais um ano sem crédito fácil. Aí você terá que controlar
o caixa da sua empresa com “mão de ferro”. O remédio, porém não é
igual para todas as gráficas. Precisamos individualizar a situação
econômico-finaceira de cada empresa, verificando também em que nicho
de mercado atua e qual a tendência de evolução ou mesmo involução
deste nicho de mercado. Se for o caso, você caro gráfico, terá que
dar uma “guinada” para outros mercados mais atraentes, agregando
inclusive valor aos serviços gráficos que você fornece.
Hoje o “poder” está do lado do comprador. Ele tem
agora a oportunidade de pechinchar e pagar mais barato por um
produto ou serviço gráfico da mesma qualidade, em outro concorrente.
Tudo depende agora somente de você. Neste
sentido, você terá que acompanhar bem de perto o pós-cálculo de cada
trabalho, acompanhar semanalmente ou mensalmente os diversos custos
fixos da gráfica para identificar qualquer variação fora do normal
que possa ocorrer. Você deve também compatibilizar os prazos médios
de faturamento e das compras feitas, para evitar um desequilíbrio
financeiro, que afete o fluxo de caixa e a necessidade de capital de
giro.
Na área de vendas, tente obter as melhores
condições de negociação junto aos clientes, de forma que você possa
atende-los dentro dos padrões e limites suportáveis pela empresa.
Não tenha medo de perder vendas! Tenha medo, isso sim, de perder
dinheiro. Temos visto muitos empresários gráficos, que com medo de
perder vendas, principalmente em épocas como a de hoje, sob pressão
dos vendedores ou mesmo da gerência de vendas, pressão dos clientes
e pressão da área financeira, principalmente de contas a pagar,
acabam afrouxando critérios de crédito, realizando as vendas que
normalmente não fariam ou então estariam sujeitas a uma análise mais
rigorosa por parte da gráfica. Muitos empresários gráficos,
simplesmente passam por cima da rotina analítica de clientes,
somente para ter o pedido dentro de casa. Negociações feitas com
clientes, (por exemplo, mudança de papel ou adição de mais 4
páginas, ou acréscimo de uma cor especial) por mais simples que
possam parecer, devem ser colocadas por escrito e assinadas por quem
de direito para que depois não ocorram problemas do tipo: “não
pedimos para incluir isto ou aquilo” ou “pedimos este papel e você
imprimiu em outro” ou então “o preço combinado não foi este que você
está me cobrando”. Na verdade sòmente um pedido que vale como
contrato é reconhecido perante qualquer órgão fiscalizador ou
judicial. O cliente se for sério e tiver intenções de pagar, nunca
se negará a assinar qualquer documento referente aos serviços
adicionais que sua gráfica solicitar.
Outro dia, um gráfico estava me contando que havia
tido um prejuízo enorme junto a um cliente que julgava como
tradicional. O suposto cliente tradicional vinha mensalmente
comprando os seus impressos e pagava religiosamente em dia. Já era
cliente a mais de dois anos e meio e nunca havia dado um “furo” no
pagamento, nem atrasado nenhuma data de vencimento da fatura. Em
certo momento, o cliente entrou com um pedido substancialmente maior
alegando o lançamento de um novo produto e uma modificação na
estrutura da empresa.
A gráfica não se preocupou em atualizar os dados
cadastrais do cliente, porque como era um cliente tradicional e
pagava sempre em dia, podia-se confiar. O cliente solicitou também,
que não era necessário emitir nota fiscal, pois não iria necessitar.
A gráfica executou o trabalho e entregou os impressos com nota
fiscal integral, más não se preocupou em pegar a assinatura do
cliente no canhoto da nota. Quando o gráfico quis receber o
pagamento o cliente simplesmente mencionou que nada iria pagar, pois
não havia recebido nenhuma mercadoria. Em todos os casos em que a
coisa pareça meio esquisita, é necessário fazer consulta em bancos e
fornecedores e tirar a ficha SERASA que provavelmente mostrará que
seu cliente está sendo consultado fortemente por outros
fornecedores. Temos que nos conscientizar que não são os outros que
nos dão prejuízo. Somos nós mesmos que não agimos com
profissionalismo suficiente e, portanto não fazemos a nossa “lição
de casa”.
Os donos das gráficas gastam mais de 50% de seu
tempo resolvendo problemas urgentes, más não necessariamente
importantes para a empresa. Sabemos disso por experiência própria,
não necessitando consultar pesquisas das dezenas de institutos
internacionais que já se ocuparam deste tema. Os principais
executivos das nossas empresas deveriam se preocupar muito mais com
o que é relevante do que com que seja urgente. Sabemos
que cerca de 20% do tempo gasto pelos nossos executivos e donos de
gráfica são realmente relevantes e urgentes. Os restantes 80% são
“desperdiçados” com problemas que poderiam ser delegados, enquanto
que o dono da gráfica se preocuparia em não “apagar só incêndio” e
sim planejar a redução de desperdícios operacionais, financeiros e
fundamentalmente os grandes desperdícios gerados na área comercial.
Estes desperdícios ocorrem, por problemas de custos, de pré-cálculo
e principalmente pelo despreparo de nossos profissionais de vendas.
Não adianta sentar e “chorar” pelas dificuldades
que temos enfrentado. Temos que agir, fazendo coisas que nunca
fizemos antes, como agregar valor aos nossos serviços gráficos, seja
através de sistemas de logística, ou mesmo da ampliação de serviços
digitais.
* Thomaz Caspary é
Engenheiro de Mídia Impressa, consultor de empresas e diretor da
Printconsult Ltda. (11) 3167-6939.
www.printconsult.com.br
